Web会議のチャットログでアイデアをラクチン整理！絵を描かない活用術
Web会議中のアイデア、そのまま流れていませんか？
グループワークでオンライン会議を行う際、チャット機能を使って活発にアイデアを出し合う場面は多いかと思います。口頭での発言に加えて、リアルタイムでテキストとしてアイデアを共有できるチャットは非常に便利です。
しかし、会議が終わった後、そのチャットログを見返して「どんなアイデアが出たっけ？」「どれが重要だったかな？」と、情報の整理に困った経験はありませんでしょうか。チャットは流れていくため、後から全体を把握するのが難しいと感じることがあります。
絵や図を描いて整理するのは苦手、専門的なツールを使うのは大変だと感じる方もいるかもしれません。この記事では、絵を描かなくても、Web会議のチャットログを簡単に整理し、グループ内で効率的に共有するための手軽な方法をご紹介します。
Web会議チャットログ活用のメリット
Web会議のチャット機能は、単なるコミュニケーションツールとしてだけでなく、アイデアの宝庫としても活用できます。そのメリットは以下の通りです。
- 記録性: 発言されたアイデアがテキストとして正確に残ります。誰がいつ発言したかのタイムスタンプも記録されることが多いです。
- 非同期性: 会議中に発言しづらい人でも、自分のペースでチャットにアイデアを書き込めます。
- 検索性: テキスト情報なので、後から特定のキーワードで検索して関連するアイデアを見つけやすいです。
- 手軽さ: 特別な準備やスキルは不要で、会議中に慣れているツールでそのままアイデアを記録できます。
この記録されたチャットログを、少しの工夫で「絵を描かない」アイデア整理・共有に役立てることができます。
Web会議チャットログを整理・共有する具体的な方法
Web会議ツール（例: Google Meet, Zoomなど）のチャットログは、多くの場合、会議後にダウンロードしたり、コピー＆ペーストしたりすることができます。この取得したチャットログを、身近なツールを使って整理します。
ステップ1：チャットログを取得する
利用しているWeb会議ツールの機能を使って、チャットログをダウンロードまたはコピーします。具体的な操作方法はツールによって異なりますが、「チャットを保存」「チャットをエクスポート」といったメニューを探してみてください。ダウンロード機能がない場合は、会議中にチャットウィンドウのテキストをコピー＆ペーストすることでも対応できます。
ステップ2：身近なツールに貼り付ける
取得したチャットログを、以下のいずれかのツールに貼り付けます。いずれも無料で利用でき、絵を描かずにテキストで情報を整理するのに適しています。
- テキストエディタ: シンプルにテキスト情報を残したい場合に。
- ドキュメントツール（例: Googleドキュメント、Wordなど）: テキストの編集や装飾、共同編集機能を使いたい場合に。
- スプレッドシート（例: Googleスプレッドシート、Excelなど）: 表形式で情報を整理し、フィルター機能などで抽出したい場合に。
大学生のグループワークであれば、共同編集がしやすいGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートが特におすすめです。
ステップ3：絵を描かずにチャットログを整理する
貼り付けたチャットログに対して、絵や複雑な図形を使わない簡単な方法で整理を加えます。
方法1：ドキュメントツールでの整理
- 箇条書きやインデント: 関連するアイデアをまとめて箇条書きにしたり、インデントを使って階層化したりします。例えば、メインテーマに関するアイデアを箇条書きにし、それに対する補足や派生アイデアをインデント下げて記述します。
- ハイライトや太字: 重要だと感じたアイデアやキーワードをハイライトしたり、太字にしたりして目立たせます。
- コメント機能: 特定のアイデアに対して、質問や補足、別のメンバーからのフィードバックをコメントとして追記します。議論の経緯を残したい場合にも役立ちます。
- 見出し: 会議のアジェンダや議論のテーマごとに見出し（例: ### アイデア出しフェーズ、### 具体策の検討）を設定し、関連するチャットログをその下に配置します。
方法2：スプレッドシートでの整理
チャットログをスプレッドシートに貼り付ける際、可能であれば「タイムスタンプ」「発言者」「発言内容」といった列に分けて貼り付けると、より整理しやすくなります。（一括で貼り付けた後に手動で列を分けることも可能です。）
- フィルター機能: 特定のキーワード（例: 「課題」「提案」「締め切り」など）を含む行だけを表示させることができます。特定のテーマに関するアイデアを効率的に見つけ出したい場合に便利です。
- 色分け: 重要度に応じて行やセルに色をつけたり、発言者ごとに色分けしたりすることで、視覚的に情報を整理できます。（絵ではありませんが、シンプルな色分けは情報を整理するのに役立ちます。）
- 新しい列の追加: 「分類（例: 企画アイデア, 課題発見, 検討事項）」や「重要度」「担当者」といった列を自由に追加し、各アイデアに関連情報を手入力して整理を深めます。
これらの方法は、特別なデザインスキルや複雑な操作を必要としません。テキストの編集や基本的な表計算機能を使うだけで、チャットで流れてしまったアイデアを見やすく構造化できます。
ステップ4：グループ内で共有する
GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートを使用している場合は、共有設定を行うことでグループメンバー全員が同じファイルを閲覧・編集できるようになります。これにより、会議で出たアイデアの整理状況を共有したり、各自が整理結果に追記したりすることが容易になります。
共有されたドキュメントやスプレッドシートを見ながら、次のアクションについて話し合うことも可能です。
Web会議チャットログ整理の活用シーン
- ブレインストーミング後のアイデア集約: 会議中の自由なブレストで出たチャット上の膨大なアイデアを、テーマごとに分類したり、重要なものを選び出したりするのに役立ちます。
- 議事録作成の補助: 会議の流れに沿ってチャットに記録された発言を整理し、議事録の肉付けや内容確認に活用できます。
- 課題や疑問点のリストアップ: 会議中にチャットで共有された課題や疑問点を抽出し、リスト化して解決策を検討する際の出発点とします。
- 決定事項の確認: 会議中にチャットで最終確認された事項や合意内容を素早く見返せます。
まとめ
Web会議のチャット機能は、会議中のアイデアを記録する便利な手段です。しかし、そのままだと情報が流れやすく、後からの活用が難しい場合があります。
この記事でご紹介したように、チャットログを取得し、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのような身近なツールを使ってテキストベースで整理することで、絵を描くのが苦手な方でもアイデアを見やすく構造化し、グループ内で簡単に共有できるようになります。
これらの手軽な方法を試して、オンラインでのグループワークにおけるアイデア整理と共有をよりスムーズに進めてみてください。