Trelloでアイデアをラクチン整理！絵を描かずにグループワークで共有する方法
グループワークでのアイデア整理、どうすればラクチンになるか
大学でのグループワークでは、様々なアイデアを出し合い、整理し、チーム全体で共有する必要があります。手書きのメモでは紛失したり、後から探すのが大変だったりすることがあります。また、アイデアを図や絵で表現しようとしても、絵を描くのが苦手だったり、うまく伝わらなかったりすることに課題を感じている方もいらっしゃるかもしれません。
絵を描かなくても、簡単かつ視覚的にアイデアを整理し、チームメンバーとスムーズに共有できる方法があれば、グループワークはもっと効率的に進むはずです。
そこで今回は、無料のタスク管理ツールとして知られる「Trello」を、アイデア整理と共有に活用する方法をご紹介します。Trelloは、シンプルながらもアイデア整理に必要な機能を備えており、特にグループでの利用に適しています。
Trelloがアイデア整理・共有に適している理由
Trelloは「ボード」「リスト」「カード」という3つの要素で構成されています。このシンプルな構造が、アイデア整理になぜ適しているのかをご説明します。
- 視覚的に分かりやすい: アイデアを一つ一つカードとして扱い、それをリスト間で移動させて整理するため、全体の流れや状態が一目で把握できます。複雑な図や絵を描かなくても、要素間の関係性や状態の変化を視覚的に表現できます。
- テキスト主体で整理できる: カードのタイトルや説明欄にはテキストを入力します。絵を描く必要はなく、箇条書きや短文でアイデアの内容を記述するだけで十分です。
- 共同作業が容易: チームメンバーをボードに招待すれば、全員で同じボードを見て、カードの作成や編集、コメントのやり取りがリアルタイムで可能です。情報の共有漏れを防ぎ、活発な意見交換を促します。
- 無料プランで十分活用可能: 基本的な機能は無料プランで利用できます。大学生のグループワークであれば、無料プランでほとんどの要件を満たせるでしょう。
- スマホやPCなど様々なデバイスで利用可能: Webブラウザだけでなく、スマホアプリも提供されているため、いつでもどこでもアイデアの確認や追記ができます。
Trelloを使ったアイデア整理の具体的なステップ
Trelloを使ってアイデアを整理する基本的な流れをご紹介します。
- 新しいボードを作成する: グループワークのテーマやプロジェクト名で新しいボードを作成します。これがアイデアをまとめる場所になります。
- アイデアの「段階」や「カテゴリ」に応じたリストを作成する: 例えば、「アイデア出し」「検討中」「採用アイデア」「却下アイデア」といったリストを作成します。あるいは、「機能アイデア」「デザインアイデア」「マーケティングアイデア」のように、アイデアのカテゴリでリストを分けることも効果的です。
- アイデアをカードとして追加する: ブレインストーミングなどで出てきたアイデアを、1つにつき1枚のカードとして作成します。カードのタイトルにアイデアの要約を、説明欄に詳細や補足情報を記述します。チェックリスト機能を使って、アイデアを構成する要素を分解したり、検討すべき点をリストアップしたりすることもできます。
- アイデアの進捗に応じてカードを移動させる: アイデアが「アイデア出し」の段階から「検討中」に進んだら、カードを対応するリストにドラッグ＆ドロップで移動させます。これにより、アイデアが今どの段階にあるのかが視覚的に把握できます。
グループワークでのTrello活用術
Trelloは共同作業に便利な機能が豊富です。グループワークでの活用方法をご紹介します。
- チームメンバーをボードに招待する: ボードのメニューからチームメンバーを招待します。招待されたメンバーはボードの内容を閲覧、編集できるようになります。
- コメント機能で意見交換する: 各カードにはコメント欄があります。アイデアについて疑問点があれば質問したり、フィードバックを共有したり、代替案を提案したりと、活発な意見交換の場として活用できます。特定のメンバーにメンション（@名前）を送ることも可能です。
- ラベル機能でアイデアを分類・強調する: カードに色付きのラベルを付けることができます。「重要」「要検討」「担当：〇〇さん」「コスト高」など、チームでルールを決めてラベルを使うと、カードの内容を素早く識別したり、カテゴリ分けしたりするのに役立ちます。ラベルにテキストを追加することも可能です。
- メンバーをカードに割り当てる: 特定のアイデアや、それに紐づく検討事項の担当者をカードに割り当てることができます。誰がどのアイデアに関わっているのか、または責任を持っているのかが明確になります。
- 期日設定で検討タイミングを管理する: アイデアの検討期限などをカードに設定できます。期限が近づくと通知が来るため、検討の抜け漏れを防ぐのに役立ちます。
Trelloをより効果的に使うためのポイント
- リスト構成をシンプルにする: 最初から複雑なリスト構成にせず、簡単なものから始めましょう。必要に応じて後からリストを追加・変更できます。
- カードに書く情報の粒度を揃える: 各カードにどの程度の詳細情報を記述するか、チームである程度ルールを決めておくと、ボードが見やすくなります。
- 通知設定を確認する: 共同作業では通知が頻繁に来ることがあります。自分に必要な通知だけを受け取るよう設定を調整しましょう。
- ボードの背景をカスタマイズする: 好みの背景画像を設定すると、チームのモチベーション維持にも繋がるかもしれません。
まとめ
Trelloは、絵を描くのが苦手な方でも、アイデアを簡単かつ視覚的に整理し、グループメンバーとスムーズに共有できる強力なツールです。ボード、リスト、カードというシンプルな構造と、コメントやラベルといった共同編集機能を使うことで、ブレインストーミングからアイデアの具体化、検討までのプロセスを効率的に進めることができます。
ぜひ、次のグループワークからTrelloを取り入れてみてはいかがでしょうか。きっと、アイデア整理と共有がもっとラクチンになることを実感できるはずです。