スマホで手軽に！テキストテンプレートでアイデアを整理・グループ共有する方法
アイデア整理やグループワークでの情報共有に悩んでいませんか
大学の授業やゼミ、サークル活動などでグループワークを行う機会は多いと思います。みんなで集まってブレインストーミングをしたり、企画内容を検討したりするのは楽しい時間ですが、出てきたアイデアがうまく整理できなかったり、後から見返すと何の話だったか分からなくなったりすることもあるのではないでしょうか。
特に、絵や図を描いて説明するのが苦手な方や、手書きのメモを整理するのが面倒だと感じる方にとっては、アイデアを分かりやすくまとめて共有するのは一苦労かもしれません。デザインツールや専門的なソフトは難しそうだし、どうすればもっと手軽に、そして効率的にアイデアを整理し、みんなで共有できるかと考えている方もいるかと思います。
この課題を解決するために、絵を描かなくても、誰でも簡単にできるアイデア整理・共有の方法として、「テキストテンプレート」を活用する方法をご紹介します。
「テキストテンプレート」を使ったアイデア整理・共有のメリット
テキストテンプレートとは、あらかじめ決められた「項目」に従って、アイデアや情報をテキストで書き込んでいく方法です。例えば、「課題」「アイデア候補」「必要なもの」「アクション」といったシンプルな項目を用意し、それらを埋めていくイメージです。この方法には、以下のようなメリットがあります。
- 絵や図が不要: 完全にテキストベースで完結するため、絵を描くスキルは一切必要ありません。文字入力ができれば誰でも使えます。
- 構造化しやすい: 項目に沿って情報を整理するため、自然とアイデアが構造化されます。話が脱線しにくく、論理的に考えを進めやすくなります。
- ブレインストーミングにも使える: テンプレートの項目を「自由にアイデアを出す」「良いアイデアを選ぶ」のように設定すれば、ブレインストーミングの段階から議論の整理に使えます。
- 後から見返しやすい: 整理された状態で記録が残るため、後から見返したときに内容を理解しやすくなります。議事録のような役割も果たします。
- 共有が簡単: テキスト情報は共有しやすく、スマホやPCなど様々なデバイスからアクセスできます。グループメンバー全員が同じテンプレートを見て、同時に編集することも可能です。
スマホで手軽に！テキストテンプレートを使った具体的な方法
テキストテンプレートを使うために、特別なツールは必要ありません。普段使っているノートアプリや、共同編集ができるドキュメント作成アプリで十分です。
-
使うツールを選ぶ:
- 共有機能があるノートアプリ: Evernote、OneNote、Google Keepなど。個々のノートをテンプレートとして作成し、グループメンバーと共有できます。スマホでの操作もスムーズです。
- 共同編集ができるドキュメント作成アプリ: Googleドキュメント、Word Onlineなど。一つのドキュメントを共同で編集できるため、リアルタイムのグループワークに適しています。表機能などを使うと、より視覚的に整理することも可能です（複雑な図は不要です）。 今回は、スマホで手軽に使えるという点から、共有機能のあるノートアプリやGoogleドキュメントなどを想定して説明します。
-
シンプルなテンプレートを作る: 新しいノートやドキュメントを作成し、アイデアを整理するための項目を書き出します。項目はグループワークの目的によって自由に設定できますが、以下のような例が考えられます。
-
例1：課題解決の場合 ``` ### 課題： （解決したい問題、状況などを具体的に記述）
原因の推測：
（課題の背景や原因と思われる要素を列挙）
アイデア候補：
（課題解決に向けたアイデアを箇条書きで列挙）
メリット/デメリット：
（各アイデアの利点・欠点を簡潔に記述）
必要なアクション：
（次のステップとして何をするか、担当者は誰かなどを記述） ```
-
例2：企画立案の場合 ``` ### 企画テーマ： （今回考える企画の内容を記述）
ターゲット：
（どんな人たちに向けた企画か）
アイデアリスト：
（企画に関するアイデアを自由に列挙）
魅力・特徴：
（アイデアの中で特に良い点、差別化できる点などを記述）
課題・懸念点：
（実現上の課題や心配な点）
今後のステップ：
（次に具体的に検討すること、調べることなど） ``` 見出し（###など）や箇条書き（- や *）を使うと、より構造が分かりやすくなります。
-
-
テンプレートに沿ってアイデアを書き込む: 作成したテンプレートを開き、ブレインストーミングをしながら、あるいは各自で考えたアイデアを該当する項目にテキストで書き込んでいきます。長い文章にする必要はありません。単語、短いフレーズ、箇条書きなどで簡潔に記述することがポイントです。
-
グループメンバーでテンプレートを共有し、追記・編集する: 作成したテンプレートをグループメンバーと共有します。各自がテンプレートにアクセスし、自分のアイデアを追記したり、他のメンバーのアイデアにコメントを付け加えたりすることで、情報を集約し、議論を進めることができます。多くの共有ツールには編集履歴が残るため、誰がいつ何を書き込んだかを確認することも可能です。
テキストテンプレート活用のコツ
テキストテンプレートを効果的に使うためのコツをいくつかご紹介します。
- テンプレートはシンプルに保つ: あまり項目が多すぎたり、複雑すぎたりすると使うのが億介になってしまいます。最初は簡単な項目から始め、必要に応じて調整していくのが良いでしょう。
- 項目は目的に合わせて変える: グループワークの目的（課題解決、企画立案、情報収集など）に合わせて、テンプレートの項目を柔軟に変えてみてください。毎回同じテンプレートを使う必要はありません。
- 議論の内容をテンプレートに当てはめて整理する: 対面やオンラインで議論している際に、出てきたアイデアや意見をリアルタイムでテンプレートの項目に書き込んでいくと、議論の整理に役立ちます。
- コメント機能などを活用する: 共有ツールにコメント機能がある場合、特定のアイデアに対して疑問点や補足情報をコメントとして残すことができます。これにより、テンプレート自体はシンプルに保ちつつ、詳細な議論の履歴を残すことが可能です。
具体的な活用シーン
- ブレインストーミングの議事録として: 自由にアイデアを出し合うブレインストーミングセッションで、出てきたアイデアをテンプレートの「アイデアリスト」などにひたすら書き込んでいくことで、議論のログを構造的に残せます。
- 企画の初期段階でのアイデア出し: 企画のテーマや目的、ターゲットなどの項目をテンプレートに設定し、各自がアイデアを持ち寄り、テンプレート上で共有・検討します。
- 課題の洗い出しと解決策の検討: 特定の課題について、原因、考えられる解決策、それぞれのメリット・デメリットといった項目で整理することで、論理的に問題解決のアプローチを検討できます。
まとめ
絵を描くのが苦手でも、専門ツールがなくても、スマホで手軽にアイデアを整理し、グループで共有する方法として、シンプルな「テキストテンプレート」は非常に有効です。使うツールは普段使い慣れているノートアプリやドキュメントツールで十分ですし、テンプレートもグループの目的に合わせて自由に作成できます。
テキストテンプレートを活用することで、アイデアが構造化され、後から見返したり、他のメンバーと情報を共有したりするのが格段にラクになります。ぜひ、次のグループワークで試してみてはいかがでしょうか。