スマホで簡単！Googleドキュメント共同編集でアイデアをラクチン整理・共有
グループワークのアイデア整理、テキストだけでどこまでできるでしょうか
グループで何か新しいアイデアを出すとき、話は盛り上がるものの、後で見返せるように情報を整理したり、みんなで内容を確認・共有したりする作業に苦労した経験はありませんか。手書きのメモは散らばりがちで分かりにくく、かといって複雑な図や絵を描いてまとめるのは時間がかかりますし、絵が苦手な方もいるかと思います。特に、普段デザインツールなどに馴染みがなく、スマホで手軽に作業を済ませたいと思っている方にとって、このアイデア整理・共有は少し億介な作業かもしれません。
この記事では、絵を描くのが苦手な方でも、スマホを使って手軽にアイデアを整理し、グループで簡単に共有できる方法として、「Googleドキュメント」を活用する方法をご紹介します。
なぜGoogleドキュメントがアイデア整理・共有に向いているのか
Googleドキュメントは、主にテキストベースの文書作成に使われるツールです。しかし、その「共同編集機能」と「シンプルな操作性」は、実はアイデア整理・共有にも非常に適しています。
具体的には、以下の点がメリットとして挙げられます。
- 絵を描かずにテキストで整理できる: アイデアを文章や単語、箇条書きで入力していくだけなので、絵を描く必要がありません。考えを文字にするのが得意な方に向いています。
- スマホで手軽に操作できる: Googleドキュメントのスマホアプリは直感的で使いやすく、移動中や休憩時間など、場所を選ばずにアイデアを入力・編集・確認できます。
- 複数人で同時に編集・確認できる: グループメンバー全員が同じドキュメントにアクセスし、リアルタイムでアイデアを追加したり、修正したりできます。これにより、最新の状態を常に全員が共有できます。
- 無料で利用できる: Googleアカウントがあれば、誰でも無料で利用を開始できます。コストを気にせずに試せる点も魅力です。
- シンプルな機能で迷いにくい: 特殊な機能が少なく、基本的なテキスト入力と簡単な装飾機能が中心なので、ツールの操作自体に戸惑うことが少ないでしょう。
Googleドキュメントを使ったアイデア整理・共有の具体的な方法
実際にGoogleドキュメントを使ってアイデアを整理・共有する手順と活用法をご紹介します。
1. 新しいドキュメントを作成する
まずはGoogleドライブやGoogleドキュメントのアプリから、新しいドキュメントを作成します。アイデア整理用の「キャンバス」が用意できたイメージです。ドキュメントのタイトルは、何のアイデアについてまとめているのかがすぐに分かるように具体的に付けましょう。例えば、「〇〇プロジェクト 新機能アイデアブレスト」のようにします。
2. アイデアを箇条書きやテキストで入力する
アイデアは、思いついたそばからドキュメントに入力していきます。箇条書き機能を使うと、アイデアを一つずつ区切って書き出しやすく、後から整理するのに便利です。
- アイデアA: 〇〇な機能を実装する
- アイデアB: △△のようなサービスと連携する
- アイデアC: ユーザーインターフェースを改善する
このように羅列したアイデアに対して、さらに詳細を書き加えたい場合は、インデント（字下げ）を使って構造化すると分かりやすくなります。
- アイデアA: 〇〇な機能を実装する
- 具体的な内容: ユーザーが写真をアップロードできるようにする
- 想定される効果: 視覚的に情報を伝えやすくなる
- 必要な技術: 画像処理ライブラリの導入
- アイデアB: △△のようなサービスと連携する
- 連携方法: APIを利用する
- メリット: 既存ユーザーを取り込める可能性がある
このように、箇条書きとインデントを組み合わせることで、絵や図を使わずにアイデアとその詳細、関連情報を階層的に整理できます。
3. 簡単な装飾で情報を分かりやすくする
アイデアが増えてきたら、重要なポイントや共通するテーマを分かりやすくするために、簡単な装飾を使ってみましょう。
- 太字: 特に重要なキーワードやアイデアの核となる部分を強調します。
- 文字色: 特定のカテゴリや担当者を色分けすると、視覚的に情報を区別しやすくなります。
- 見出し: セクションごとに見出しを付けることで、ドキュメント全体の構造を整理し、どこにどんな情報があるかを見つけやすくします。例えば、「課題」「アイデア候補」「実現性」「タスク」などの見出しを立てて情報を分類できます。見出し機能を使うと、ドキュメントのアウトライン（目次）が自動生成され、長いドキュメントでも目的の情報にすぐにジャンプできます。
4. コメント機能で議論やフィードバックを行う
Googleドキュメントのコメント機能は、特定のアイデアや文章に対して直接意見や質問を書き込める便利な機能です。これにより、「このアイデアについてもっと詳しく教えて」「〇〇という点が少し懸念される」といった具体的なフィードバックを、アイデア本体を編集せずに残すことができます。メンション機能（@メンバー名）を使えば、特定のメンバーにコメントへの確認を促すことも可能です。
5. ドキュメントをグループメンバーと共有する
ドキュメントが作成できたら、右上の共有ボタンからグループメンバーを招待します。メールアドレスを指定して共有したり、リンクを共有してアクセス権を設定したりできます。「編集者」「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」などの権限を適切に設定することで、誤って内容を消去されるといったトラブルを防ぎつつ、必要なメンバーがアイデアを確認したり、編集に参加したりできるようにします。
Googleドキュメントを使ったグループワークでの活用例
Googleドキュメントは、以下のようなグループワークの場面で効果を発揮します。
- ブレインストーミングの記録: 会議中に話されたアイデアをそのまま箇条書きで入力していけば、議事録も兼ねたアイデアリストが完成します。後から各自で詳細を追記したり、整理したりできます。
- 企画の構成検討: プロジェクトの骨子や企画の流れを、見出しや箇条書きを使って整理します。「目的」「ターゲット」「内容」「スケジュール」といった項目を立て、それぞれに内容を書き込んでいくことで、企画の全体像をテキストで共有できます。
- 情報収集と共有: 各自が調べた情報や参考になるURLなどをドキュメントに集約し、コメント機能を使って意見交換を行います。
- 簡単なタスクリスト作成: 企画を進める上で必要なタスクをリストアップし、担当者や期限を書き加えて簡易的なタスク管理リストとしても利用できます。
まとめ
Googleドキュメントは、絵を描いたり複雑な操作をしたりすることなく、テキスト入力と簡単な機能だけでアイデアを整理し、グループで共有できる非常に手軽なツールです。特に、スマホでの操作に慣れていて、デザインツールなどが苦手な大学生の方にとって、グループワークの強い味方になる可能性があります。
まずは、次のグループワークで思いついたアイデアを、Googleドキュメントに箇条書きで入力してみることから始めてみてください。テキストベースでの整理と共同編集の便利さを実感できるはずです。絵が苦手でも、Googleドキュメントを活用すれば、アイデアはもっとスムーズに整理され、みんなで共有できるようになります。