議事録ツールでアイデアをラクチン整理・共有！グループワークをスムーズに進める方法
グループワークのアイデア整理、議事録作成と一緒に済ませたいと感じませんか
グループワークでは、様々なアイデアが出されます。しかし、それらのアイデアをどのように記録し、整理し、チームメンバーと共有するかは、多くの人が頭を悩ませる点かもしれません。特に、絵や図で表現することが苦手な場合、アイデアを効果的に伝えることに難しさを感じることもあるでしょう。
また、グループで話し合った内容は議事録として記録することが一般的です。この議事録作成と、活発な議論の中で生まれたアイデアの整理・共有を効率的に両立できたら、グループワークはもっとスムーズに進むはずです。
本記事では、議事録作成に使うツールを活用して、絵を描くのが苦手でも簡単にアイデアを整理・共有する方法をご紹介します。特別なツールやスキルは必要ありません。
議事録ツールでアイデアを整理・共有するメリット
議事録ツール、あるいはそれに類する共同編集が可能なドキュメント作成ツールを使うことには、アイデア整理・共有の観点からいくつかのメリットがあります。
- リアルタイムでの記録と共有: 議論中に生まれたアイデアをその場でテキストとして記録できます。記録された内容はすぐにチーム全体に共有されるため、認識のずれを防ぐことができます。
- 手軽なテキストベース: 絵や図を描く必要はありません。思いついたアイデアを言葉にして入力するだけです。これにより、アイデアを形にするハードルが下がります。
- 情報の構造化が容易: 箇条書き、見出し、引用などの機能を活用することで、関連するアイデアをまとめたり、重要なポイントを強調したりと、情報を構造的に整理できます。
- 検索性の向上: テキスト情報として残るため、後から特定のキーワードでアイデアを検索することが容易です。
- 議事録との一元化: 議事録作成と同時にアイデアを記録・整理できるため、複数のツールを行き来する必要がなくなり、効率が向上します。
議事録ツールを使った具体的なアイデア整理・共有方法
多くの議事録ツールや共同編集可能なドキュメントツールで利用できる、アイデア整理・共有に役立つ機能と使い方をご紹介します。
1. 箇条書きと階層構造で整理する
最も基本的な方法ですが、非常に強力です。
- 発言者やテーマごとに大項目を立てる
- その下に、出されたアイデアを箇条書きで列挙する
- 関連性の高いアイデアはインデントを使って階層構造にする
### 〇〇プロジェクト 定例会議 議事録 (2023年10月27日)
#### 1. 議題：新しいプロモーションアイデア出し
* Aさん発言
* SNSでのショート動画キャンペーン
* インフルエンサーとの連携
* Bさん発言
* 大学内でのポスター掲示
* 学内イベントでのブース出展
* 体験型コンテンツを企画
* ノベルティグッズ配布
* Cさん発言
* ウェブサイトでの特集ページ
* オンライン広告（ターゲットを絞る）
#### 2. 決定事項
* 次回までに各自担当分野のアイデアを3つ考える
* AさんはSNSキャンペーンについて詳細を調査
...
このように、誰がどのようなアイデアを出したのか、アイデア同士の関連性は何かを、視覚的に分かりやすく整理できます。絵を描かなくても、情報の親子関係やグループ化を表現できる点がメリットです。
2. キーワードやタグ付け機能を活用する
多くのツールには、特定の単語をハイライトしたり、色をつけたり、タグとして登録したりする機能があります。
- 重要なアイデアには特定の色をつける
- 後から検索しやすいようにキーワード（例:
#SNS#広告#イベント）を追記する - 特定の決定事項やTODOに関連するアイデアにはリンクを貼る
これにより、後から特定の種類のアイデアだけを探し出したり、議論のポイントを素早く把握したりすることが可能になります。
3. 決定事項やTODO項目を明確にする
アイデアを出すだけでなく、それがどのように扱われるかを記録することが重要です。
- 議論の結果、採用が決まったアイデアは「決定事項」セクションに移動させるか、異なる書式（太字、色変更など）でハイライトする
- アイデアを実行するための次のステップ（TODO）が出たら、担当者と期限とともにTODOリストとして記録する
- 議事録ツールによっては、テキストを選択してそのままTODOアイテムに変換できる機能もあります
これにより、アイデアが「出しっぱなし」になるのを防ぎ、実際の行動へと繋げやすくなります。
4. 関連資料やリンクを添付する
アイデアの背景にある情報や、参考になるウェブサイトのURLなどを議事録内に貼り付けることができます。
- 参考にした競合サービスのURL
- アイデアの基になったデータや資料ファイルへのリンク
- 後で調べる必要があるキーワード
これにより、アイデア単体だけでなく、その文脈情報も合わせて管理できるため、チームメンバーがアイデアをより深く理解するのに役立ちます。
グループワークでの活用シーン
議事録ツールを使ったアイデア整理・共有は、様々なグループワークのシーンで活用できます。
- ブレインストーミング: 参加者全員がリアルタイムでアイデアを書き込んでいくことで、誰かの発言に引っ張られすぎず、多様な意見を平等に記録できます。書くスピードが追いつかない場合も、短文でポンポンと入力しやすいです。
- 企画会議: 出されたアイデアをその場で整理し、決定事項や次のアクションに紐付けて記録することで、議論の経過と成果を明確に残せます。
- 進捗報告会: 過去に出されたアイデアや決定事項を振り返りながら、現在の状況や新たな課題、その解決策のアイデアを記録・共有するのに役立ちます。
ツール選びのポイント
大学生のグループワークで議事録ツールを活用する場合、以下の点を考慮すると良いでしょう。
- 無料または安価であること: 学生にとって費用負担が少ないことが重要です。
- 共同編集機能があること: 複数人が同時にアクセスして編集できることが必須です。
- スマホやタブレットで利用しやすいこと: 普段使い慣れたデバイスで手軽に操作できるかが利便性を左右します。
- 直感的な操作性: 複雑な設定や専門知識が不要で、すぐに使い始められるツールが望ましいです。
- 基本的な書式設定機能（箇条書き、見出し、太字など）があること: これだけで十分な整理が可能です。
特定の「議事録専用ツール」でなくとも、GoogleドキュメントやNotionのような共同編集可能なドキュメントツールも、これらの条件を満たし、議事録作成とアイデア整理に活用できます。
まとめ
絵を描くのが苦手でも、議事録ツールや共同編集可能なドキュメントツールを使えば、グループワークで出たアイデアを簡単に記録、整理、そしてチーム全体で共有することができます。
箇条書きや階層構造、キーワード、決定事項・TODOの明確化、関連資料の添付といった機能を活用することで、テキスト情報だけでもアイデアを分かりやすく構造化し、後から参照しやすい状態に保つことが可能です。
これらのツールは特別なスキルを必要とせず、スマホでも手軽に使えるものが多くあります。ぜひ、次のグループワークから議事録作成とアイデア整理を一体化して、効率的に進めてみてください。