絵を描かずにアイデア整理！ファイル名を活用して見つけやすくする方法
グループワークやレポート作成など、日々の学習活動の中でアイデアをメモしたり、情報を保存したりすることは多いと思います。しかし、後で見返そうと思っても、どのファイルに何が書いてあるのか分からなくなってしまい、困った経験はないでしょうか。
絵や複雑な図を描くのは苦手でも、もっと手軽にアイデアを整理したいと感じている方に、ファイル名とフォルダ分けを活用したシンプルなアイデア整理術をご紹介します。特別なツールは不要で、普段お使いのパソコンやスマートフォンの基本機能だけで実践できます。
ファイル名でアイデア整理をするメリット
ファイル名でアイデアを整理することには、いくつかのメリットがあります。
- 手軽に始められる：特別なアプリやツールを導入する必要がありません。普段使っているファイル管理機能を使います。
- 検索しやすい：オペレーティングシステムに標準搭載されている検索機能や、クラウドストレージの検索機能と相性が良く、後から特定のキーワードでアイデアを探し出すことが容易になります。
- 構造を意識しやすい：ファイル名にルールを持たせることで、アイデアの種類や関連性を意識して保存する習慣が身につきます。
- 共有しやすい：ファイル名を見ただけで大まかな内容が把握できれば、グループ内での情報共有もスムーズになります。
具体的なファイル名活用のコツ
ただ漫然とファイルを保存するのではなく、少し工夫してファイル名を付けるだけで、アイデアの見つけやすさは格段に向上します。
1. 命名規則を決める
ファイル名の付け方に一定のルールを持つことが最も重要です。決まったルールに沿って名前を付けることで、後からファイルを探す際に内容を予測しやすくなります。
よく使われる要素としては以下のようなものがあります。
- 日付：
YYYYMMDDやYYMMDD形式でファイル名の先頭に付けることで、時系列で整理できます。例:20231027_企画アイデア_初期案.txt - キーワード：アイデアの核となるキーワードを含めます。後から検索する際に役立ちます。例:
〇〇サービス_ターゲット層分析メモ.docx - 種類・カテゴリ：アイデアの種類（企画、レポート、資料、議事メモなど）を示す略称や単語を含めます。例:
企画_新機能アイデアリスト.md - バージョン：アイデアが進化していく過程を記録したい場合に、
v1.0や_revAのようなバージョン情報を付けます。例:プレゼン構成案_v1.0.pptx,プレゼン構成案_v1.1.pptx
これらの要素を組み合わせて、自分やグループにとって分かりやすい命名規則を定めると良いでしょう。例えば、「日付_カテゴリ_キーワード_バージョン.拡張子」のような形です。
2. フォルダ分けと組み合わせる
ファイル名だけでなく、関連するアイデアを同じフォルダにまとめることで、さらに整理が進みます。例えば、プロジェクトごと、授業ごと、テーマごとにフォルダを作成し、その中に命名規則に沿ったファイルを保存していきます。
フォルダ構造もシンプルに保つことが大切です。あまりに深い階層構造にすると、かえって分かりにくくなる場合があります。
例:
|- 授業名A
| |- 2023前期レポート
| | |- 20230615_レポートテーマ決定メモ.txt
| | |- 20230620_レポート構成案_v1.0.docx
| | `- 20230625_参考資料URLリスト.md
|- グループワークB
| |- 企画アイデア
| | |- 20231027_サービス名候補リスト.txt
| | `- 20231028_ターゲット分析メモ.md
| `- 議事録
| |- 20231027_GW議事録_第1回.txt
| `- 20231101_GW議事録_第2回.txt
3. 検索機能を活用する
ファイル名にキーワードや日付などの情報を入れておくことで、OSやクラウドストレージの検索機能が強力なツールになります。「〇〇 議事録」「△△ アイデアリスト 2023」のように検索するだけで、目的のファイルに素早くたどり着けるようになります。
4. グループでの活用
グループでアイデアを共有する場合、ファイル名に統一感がないと混乱の原因になります。事前に簡単なファイル命名規則をグループ内で共有し、それに沿ってファイルを保存・共有するようにすると、全員が見つけやすく、管理しやすくなります。
また、共有ファイルにコメント機能がある場合は、ファイル名で表現しきれない補足情報や議論の経緯をコメントとして残すのも有効です。
まとめ
絵を描いたり、複雑なツールを使いこなしたりしなくても、ファイル名の付け方を少し工夫するだけで、アイデアを整理し、必要な時にすぐに見つけ出すことが可能になります。これは、普段から使っているファイル管理機能を応用するだけなので、誰でも手軽に始めることができます。
今日から、あなたのアイデアファイルに分かりやすい名前を付けてみませんか。このシンプルな習慣が、後々の作業効率を大きく向上させてくれるはずです。