絵を描かない！フォームで手軽にアイデアを収集・整理するグループワーク術
グループワークを進める際、メンバーから様々なアイデアを集め、それを整理して共有することは非常に重要です。しかし、口頭での共有だけでは漏れが生じたり、手書きのメモでは後から見返しにくかったり、絵や図を描くのが苦手でうまく考えを伝えられないと感じる方もいらっしゃるかもしれません。
アイデア収集・整理にフォームを活用するメリット
アイデアを効率的に収集し、整理するためのツールとして、オンラインフォームの活用はとても有効です。フォームを使うことには、いくつかの大きなメリットがあります。
まず、フォームは絵や複雑な図を必要としません。決められた項目に沿ってテキストを入力するだけでアイデアを提出できるため、絵を描くのが苦手な方でも心理的なハードルが低くなります。
次に、構造化された情報を集めやすい点です。「アイデアのタイトル」「内容」「具体的な方法」「なぜそのアイデアが良いと思うか」など、必要な項目をあらかじめ設定しておくことで、メンバーは整理された形式でアイデアを入力できます。これにより、後から見返したり、比較検討したりする作業がずっと楽になります。
また、フォームは同時に複数のメンバーからアイデアを収集するのに適しています。各自が好きな時間にフォームにアクセスして入力できるため、会議の時間を全てアイデア出しに費やす必要がなくなります。
さらに、多くのフォームツールは、収集した回答を自動的にスプレッドシートなどにまとめてくれます。これにより、アイデアの一覧化や集計、フィルタリングといった整理作業が非常に効率的に行えます。
具体的なフォーム活用法
フォームを使ってグループワークのアイデアを収集・整理するには、いくつかの工夫が考えられます。
1. 収集する項目を設定する
どのような情報を収集したいかに応じて、フォームの質問項目を設定します。例えば、以下のような項目が考えられます。
- アイデアのタイトル: アイデアを簡潔に表す見出しです。
- アイデアの詳細: アイデアの内容を具体的に説明する項目です。
- 背景や理由: なぜそのアイデアが良いと考えたのか、その根拠や背景などを記述します。
- 必要なものや工程: そのアイデアを実現するために必要になりそうなものや、具体的なステップを記述します。
- 担当者（任意）: アイデアを提出したメンバーの名前を記録します。
- 関連資料（任意）: 参考になるウェブサイトのURLなどを添付できるようにします。
これらの項目を必須にするか任意にするかも、目的に応じて調整してください。
2. 回答形式を工夫する
各項目の回答形式を工夫することで、より使いやすく、後からの整理もしやすくなります。
- 短い回答 / 長い回答: タイトルなど簡潔なものは短い回答、詳細な説明は長い回答（段落）を選択します。
- プルダウン / チェックボックス: あらかじめいくつかのカテゴリや担当者名をリストアップしておき、プルダウンやチェックボックスで選択してもらう形式にすると、後でフィルタリングしやすくなります。
- ファイルのアップロード: 必要に応じて、関連資料や参考画像をアップロードできる設定にします。
3. 回答を自動集計・整理する
ほとんどのフォームツールは、提出された回答を自動的にスプレッドシートなどの形式にまとめてくれます。この機能を使うと、収集したアイデアを一覧で確認できます。
スプレッドシート上で、アイデアのタイトル順に並べ替えたり、特定のキーワードでフィルタリングしたり、提出者ごとにグループ化したりすることで、アイデアの整理が効率的に行えます。スプレッドシートのコメント機能を使えば、個々のアイデアに対してメンバーが意見を書き込むことも可能です。
おすすめツール
無料で手軽に使えるフォームツールとしては、Googleフォームが代表的です。Googleアカウントがあれば誰でも利用でき、直感的で使いやすいインターフェースを持っています。作成したフォームはURLやQRコードで簡単に共有でき、回答は自動的にGoogleスプレッドシートに連携されます。
他にも、Microsoft Formsなど、同様の機能を持つ無料または安価なツールがありますので、利用しやすいものを選んでみてください。特別なデザインスキルや専門知識は必要ありません。
活用シーン
このフォームを使ったアイデア収集・整理術は、様々なグループワークのシーンで活用できます。
- 授業でのグループ課題: 発表内容のアイデア出しや、役割分担の希望調査などに利用できます。
- サークル活動: イベントの企画アイデア募集や、参加者の意見収集などに役立ちます。
- ボランティア活動: プロジェクトの改善アイデアや、活動の反省点の共有などに使えます。
メンバー各自がじっくり考えてアイデアを提出できるため、対面でのブレインストーミングが苦手な方や、発言するのに躊躇してしまう方も、自分の考えをしっかりと共有しやすくなるというメリットもあります。
まとめ
グループワークでのアイデア収集・整理は、フォームを活用することで絵を描くことなく、誰でも手軽に行うことができます。構造化された情報を集めやすく、後からの整理や共有もスムーズになるため、チーム全体の作業効率向上につながります。
まずは、Googleフォームなどの無料ツールを使って、シンプルなアイデア募集フォームを作成することから始めてみてはいかがでしょうか。きっと、これまでのアイデア収集・整理がもっとラクチンになるはずです。