Google Keepの共同編集機能でアイデアをラクチン共有！グループワークを効率化する方法
グループワークで新しいアイデアを出し合ったり、話し合った内容を共有したりする際に、どのように情報を整理すれば良いか悩むことはありませんか。手書きのメモだと後で見返したり、他のメンバーと共有したりするのが大変だと感じる方もいらっしゃるかもしれません。また、複雑なツールを使うのは難しく感じたり、絵や図を描くのが苦手だったりする場合もあるかと思います。
このような課題を解決し、絵を描かなくても簡単にアイデアを整理・共有できる手軽な方法の一つに、Google Keepの共同編集機能があります。Google KeepはGoogleが提供する無料のメモアプリで、シンプルながらも様々な機能を持っています。特に、複数のメンバーと一つのメモを一緒に編集できる共同編集機能は、グループワークでのアイデア整理や情報共有に非常に役立ちます。
Google Keepの共同編集機能とは
Google Keepの共同編集機能を使うと、作成したメモを特定のGoogleアカウントを持つユーザーと共有し、お互いにリアルタイムで内容を追加したり編集したりできます。これにより、グループで同じ情報を見ながら作業を進めることが可能になります。
Google Keepを使ったグループワークでのアイデア共有のステップ
Google Keepを使ってグループでアイデアを整理・共有する基本的なステップは以下のようになります。
- 新しいメモを作成する: Google Keepアプリまたはウェブサイトを開き、「メモを作成」から新しいメモを始めます。アイデアのテーマや目的をタイトルに入力し、本文に思いついたアイデアを箇条書きや短い文章で書き込んでいきます。
- メンバーとメモを共有する: 作成したメモを開き、画面下部にある人物アイコン（共同編集者を追加）をタップまたはクリックします。共有したいグループメンバーのGoogleアカウントのメールアドレスを入力し、「保存」または「完了」を選択します。これで、指定したメンバーがそのメモにアクセスし、編集できるようになります。
- 共有されたメモを共同で編集する: 共有されたメンバーは、各自のGoogle Keepでそのメモを開くことができます。アイデアを追加したり、既存のアイデアに追記したり、不要な内容を削除したりと、共同でメモの内容を編集していきます。リアルタイムで編集内容が反映されるため、メンバー間の情報共有がスムーズに行えます。
- メモを整理・分類する: 共有されたアイデアが増えてきたら、メモの色を変更したり、ラベル（タグのようなもの）を付けたりして分類すると便利です。例えば、アイデアの種類ごとに色を分けたり、プロジェクトのフェーズごとにラベルを付けたりすることで、後から見返しやすくなります。
- リスト機能でタスク化する: アイデアを実行可能なタスクに落とし込みたい場合は、メモを「チェックボックスを表示」に変換すると、簡単なタスクリストとして利用できます。各メンバーが担当するタスクを書き出し、完了したらチェックを入れるといった使い方が可能です。
グループワークでの具体的な活用事例
Google Keepの共同編集機能は、様々なグループワークのシーンで活用できます。
- ブレインストーミング: 新しい企画やプロジェクトのアイデアを出し合う際に、参加者全員がリアルタイムで一つのメモにアイデアを書き込んでいくことができます。声に出すのが苦手な人でも、テキストで気軽に参加できます。
- 議事録の共同作成: 会議や打ち合わせ中に、複数のメンバーで同時に議事録を作成できます。聞き漏らしを防ぎ、情報の正確性を高めることができます。
- 情報収集と共有: 特定のテーマに関する情報を集める際に、見つけたウェブサイトのURLや参考になる情報を一つの共有メモに貼り付け、それに対するコメントやアイデアを追記していくことができます。
- TODOリスト・タスク管理: プロジェクトの進行に必要なタスクをリストアップし、担当者を決めたり進捗状況をチェックしたりするのに役立ちます。
Google Keepを使うメリットと注意点
Google Keepをグループワークで使う最大のメリットは、その手軽さとシンプルさです。絵を描いたり複雑な操作をしたりする必要がなく、スマホでもPCでも直感的に使えます。無料で利用でき、リアルタイムでの共同編集が可能なので、情報共有のスピードも上がります。
一方で、Google Keepはシンプルなメモアプリであるため、複雑な構造を持つアイデアを整理したり、詳細な図解を作成したりするのには向いていません。大量の情報を体系的に管理したい場合や、高度なプロジェクト管理機能が必要な場合は、別のツールを検討する方が良いかもしれません。
まとめ
Google Keepの共同編集機能は、絵を描くことに苦手意識がある方や、複雑なツールの操作に慣れていない方でも、グループワークでのアイデア整理や情報共有を簡単に行うことができる有効な手段です。シンプルながらもリアルタイムでの共同編集や分類機能があるため、チームでのコミュニケーションを円滑にし、共同作業を効率化することに役立ちます。次回のグループワークで、ぜひ一度Google Keepの共同編集機能を試してみてはいかがでしょうか。